Information des utilisateurs sur les droits liés au Règlement Général de Protection des Données (RGPD)

Depuis le 25 mai 2018, le règlement général sur la protection des données est entré en vigueur. Psya, en tant qu’organisme de traitement souhaite vous informer des données que nous traitons, ainsi que vous faire part des droits auxquels vous avez accès dans le cadre de la norme Européenne. Notez que les informations recueillies par Psya sont uniquement celles consenties par les bénéficiaires, qui peuvent choisir d’utiliser un pseudonyme dans le cadre des activités d’accompagnement psychologique, social et aide à distance.

• Information sur l’espace bénéficiaire :

Les bénéficiaires peuvent se connecter à l’espace bénéficiaire grâce à la mise à disposition d’un identifiant et d’un mot de passe commun à tous les salariés de la société cliente. En se connectant à la plateforme, aucune donnée personnelle n’est collectée par le Cabinet PSYA.

• Information sur l’onglet « appel » :

Un salarié qui se connecte à l’espace bénéficiaire en utilisant son téléphone portable peut contacter le Centre d’Ecoute Psychologique en cliquant sur l’onglet « appel ». Le déroulement s’effectue comme un appel de téléphone à téléphone avec la numérotation du numéro vert dédié à l’entreprise cliente.

Le numéro de téléphone utilisé par le bénéficiaire sera collecté et enregistré par la plateforme de gestion d’appel PSYA, et supprimé automatiquement après un délai de 13 mois.

Le numéro de téléphone ainsi collecté ne fera l‘objet d’aucun traitement.

Si un salarié se connecte par le biais d’un ordinateur, il devra utilisation l’une des applications disponibles pour réaliser l’appel. Ex : Skype.

Aucune donnée n’est transférée entre l’application choisie par le bénéficiaire et PSYA.

• Information sur l’onglet « mail » :

L’espace bénéficiaire permet aux salariés d’échanger par mail avec les psychologues du Centre d’écoute pour le règlement de leurs problématiques. Pour ce faire, l’utilisateur adresse un courrier électronique en utilisant son adresse mail personnel.

Les membres du Centre d’écoute psychologique PSYA sont les seuls destinataires de ce mail, et les seuls à y avoir accès.

L’adresse mail est collectée et utilisée par les psychologues pour adresser une réponse à la problématique soulevée.

Les adresses mails collectées sont enregistrées, puis anonymisées après une durée de 6 mois.

• Information sur l’onglet « chat » :

Pour assurer les entretiens entre les psychologues du centre d’écoute et les bénéficiaires, le cabinet utilise l’outil Livechat.

Un nom, prénom, ou pseudonyme est demandé au bénéficiaire pour utiliser ce canal de conversation. Aucune donnée personnelle n’est nécessaire pour l’utilisation de ce service.

Le contenu des chats est enregistré, puis supprimé automatiquement après une durée de 6 mois et est accessible uniquement par l’ensemble de l’équipe de psychologues PSYA.

• Information sur l’onglet « visio » :

Pour assurer les consultations par vision conférence, le Cabinet PSYA utilise l’outil Gruveo. Aucune donnée personnelle n’est nécessaire pour se connecter à l’outil.

Après un entretien téléphonique préalable, le psychologue utilise l’outil Simplybookme pour prévoir un rendez-vous visio avec le salarié. Un nom, prénom ou pseudonyme est nécessaire, ainsi que l’adresse mail du bénéficiaire. De façon optionnelle le bénéficiaire peut également transmettre son numéro de téléphone.

L’adresse mail sert à envoyer une confirmation une fois le rendez-vous pris, ainsi que le mot de passe pour se connecter à l’outil visio. Elle ne peut être utilisée pour une finalité autre que celle-ci.

Le numéro de téléphone du bénéficiaire, également considéré comme donnée personnelle au sens du RGPD, sert à envoyer des rappels automatiques par SMS aux bénéficiaires quant à la date et aux horaires de rendez-vous.

Aucun enregistrement vidéo des entretiens n’est réalisé.

L’ensemble des données enregistrés sur l’outil Simplybookme est accessible uniquement par l’équipe de psychologues PSYA, et est suppriméà automatiquement après un délai d’un mois suivant l’entretien entre le salarié et le psychologue.

• Information sur les données personnelles recueillies par un psychologue au cours de vos échanges :

Au cours de vos entretiens, le psychologue avec qui vous serez en contact sera susceptible de recueillir des données personnelles que vous lui transmettrez, en lien avec la problématique pour laquelle vous le solliciterez (informations familiales, données de santé…) . Les éléments communiqués au cours de votre entretien seront consignés dans un compte rendu, uniquement accessible par l’équipe de psychologues, qui permettra d’assurer le suivi de votre dossier et le traitement efficace de votre problématique.

Aucune autre utilisation de vos données ne sera effectuée par le cabinet PSYA.

• Droit des salariés :

Le règlement Européen sur la protection des données personnelles prévoit une série de droit auxquelles les salariés utilisant les services PSYA peuvent prétendre. L’ensemble de ces droits sont listés ci-dessous :

Droit d’accès : La personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès auxdites données à caractère personnel.

Droit de rectification : La personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes. Compte tenu des finalités du traitement, la personne concernée a le droit d'obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.

Droit à l’effacement : La personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant et le responsable du traitement a l'obligation d'effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais

Droit à la limitation du traitement : La personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement lorsque l'un des éléments suivants s'applique:

a) l'exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée, pendant une durée permettant au responsable du traitement de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel;

b) le traitement est illicite et la personne concernée s'oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation;

c) le responsable du traitement n'a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice;

d) la personne concernée s'est opposée au traitement en vertu de l'article 21, paragraphe 1 du RGPD, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.

Droit à la portabilité des données : Les personnes concernées ont le droit de recevoir les données à caractère personnel les concernant qu'elles ont fournies à un responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le responsable du traitement auquel les données à caractère personnel ont été communiquées y fasse obstacle.

Droit d’opposition : La personne concernée a le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel la concernant

N’hésitez pas à contacter notre Délégué à la Protection des Données, Alexandre Duspara, à l'adresse mail suivante afin de nous faire part de vos demandes concernant le traitement de vos données : aduspara@psya.fr